O Portal de Gestão da Exact Solution é um sistema web integrado ao TOTVS Protheus® e a outros ERPs. Ele reúne em um só acesso rotinas que hoje dependem de trabalho manual em áreas diferentes da empresa: montagem de orçamentos e pedidos no comercial, emissão de boletos e conciliação bancária no financeiro, carregamento e documentação de transporte no despacho, notas fiscais, plano de visitas da equipe de campo, relatórios prontos e consultas em linguagem natural pelo Assistente IA. O acesso é feito pelo navegador, no computador ou no celular.
Por que o trabalho manual se espalha pela operação
Quando uma operação cresce, cada área resolve por conta própria o que a rotina do dia a dia exige. O vendedor monta o orçamento em uma planilha e alguém redigita no sistema depois. O financeiro passa a gerar e conferir o arquivo de retorno do banco para dar baixa em título. A expedição imprime documento e usa prancheta para colher a assinatura do motorista. O atendimento responde por telefone os pedidos de segunda via de boleto e de cópia de nota fiscal. A diretoria pede um número, e alguém monta uma planilha à mão para responder.
Cada uma dessas saídas funciona isoladamente. Somadas, elas formam uma camada de trabalho paralelo que ninguém enxerga inteira, porque está distribuída entre setores diferentes. É por isso que o custo raramente aparece em um único indicador: ele está diluído em horas de várias equipes, e cada gestor só vê a parte que cabe à sua área.
Quais são os módulos do portal
O portal é organizado em módulos acessados pelo mesmo menu: Vendas, Assistente IA, Despacho, Finanças, Nota Fiscal, Pedidos, Plano de Visitas e Relatórios. Todos trabalham sobre a base do sistema de gestão já conectado, o que permite que a informação circule entre eles sem redigitação.
Vendas: orçamento e pedido montados no portal
O módulo de Vendas reúne o cadastro de clientes e a montagem de orçamentos e pedidos. Ao selecionar o cliente, o portal traz os dados dele do sistema de gestão: código e loja, CNPJ, contato, telefone, endereço, cidade e tabela de preço.
A montagem funciona como um catálogo. A equipe busca por código ou descrição, vê o estoque disponível de cada item na unidade correta, peça, metro ou quilo, e adiciona ao carrinho com a quantidade desejada. O desconto percentual é aplicado sobre o total, respeitando o teto definido para o perfil de quem está montando.
No fim, o mesmo carrinho segue por dois caminhos: enviar como orçamento, quando o cliente ainda precisa de valores e condições comerciais, ou enviar como pedido, quando a compra já está fechada. Depois do envio, o registro entra na lista de Orçamentos e Pedidos com o status de integração, que mostra se já foi enviado ao ERP ou se ainda está pendente.
Finanças: boletos, integração bancária e fim do CNAB manual
O módulo de Finanças automatiza a emissão de boletos e tem integração bancária nativa. Ele dispensa a geração e o processamento manual dos arquivos CNAB, o arquivo de retorno de cobrança que o banco envia para conciliação. Também permite consulta automática ao banco e baixa de títulos diretamente pelo sistema.
É a rotina em que o ganho aparece mais rápido, porque o tempo gasto hoje é mensurável: são horas fixas de alguém do financeiro dedicadas a conferir e lançar.
Despacho: carregamento, transportadora e assinatura do motorista
O módulo de Despacho controla o carregamento de mercadorias e a documentação de transporte. Garante que apenas uma transportadora seja selecionada por carga, o que evita um erro operacional caro na saída. Registra a assinatura do motorista dentro do sistema, mantém a rastreabilidade do processo e tira o papel da operação de despacho.
Pedidos e Nota Fiscal: informação circulando sem redigitação
Pedidos, notas fiscais e finanças conversam entre si dentro da plataforma. Na prática, o dado registrado em uma etapa fica disponível na seguinte, sem que alguém precise digitar de novo ou conferir uma tela contra a outra.
Plano de Visitas: rotas e registro da equipe de campo
Voltado às equipes comerciais e externas, o módulo registra as visitas, permite planejar rotas e mostra as distâncias percorridas, usando os dados do sistema de gestão já conectado. O trabalho de campo passa a ser registrado no momento em que acontece, e não em uma planilha montada no fim do dia.
Relatórios: informações prontas dentro da ferramenta
O portal disponibiliza relatórios prontos dentro da própria ferramenta, montados sobre as informações que circulam entre os módulos.
Assistente IA: consulta em linguagem natural e relatórios em Excel ou PDF
O Assistente IA é a camada de consulta ao banco de dados em linguagem natural. Em vez de solicitar uma extração e esperar, a pergunta é feita direto e a resposta vem em texto ou em relatório gerado em Excel ou PDF, como o faturamento da semana ou a listagem de notas fiscais de um período.
Portal do cliente: acesso a pedidos, boletos e notas fiscais
Além dos módulos usados pela equipe interna, o portal tem uma área destinada aos clientes finais da empresa. Nela, o cliente acessa seus pedidos, consulta a segunda via de boleto e consulta notas fiscais por conta própria, sem operar o TOTVS Protheus® e sem abrir um chamado com o atendimento.
É o ponto com efeito mais direto no custo operacional. Cada consulta resolvida pelo próprio cliente é uma interrupção a menos na rotina de quem atende, e essas interrupções são justamente as que mais se repetem ao longo do mês.
Por que isso importa para quem decide
Para quem dirige uma média ou grande empresa, ou uma PME em crescimento, o trabalho manual tem dois custos distintos. O primeiro é a hora de equipe gasta em tarefas que o sistema já poderia resolver. O segundo é o atraso: cada etapa manual entre o registro da informação e a decisão adia a ação sobre ela.
É a mesma lógica que separa TI reativa de TI proativa. Uma operação que depende de conferência manual para fechar cada etapa está sempre agindo depois que o problema apareceu. Reunir essas rotinas em um portal conectado ao sistema de gestão muda o fluxo na origem, em vez de trocar a ferramenta de cada etapa.
Resumo: o que muda na operação
Automatizar uma tarefa específica resolve o problema de uma área. O que muda a operação é tirar o trabalho paralelo de várias áreas ao mesmo tempo, com as informações circulando entre elas. Comercial, financeiro, expedição, atendimento e gestão passam a trabalhar sobre a mesma base, conectada ao sistema que a empresa já usa.
A Exact Solution atende empresas de Campinas, região e São Paulo há mais de 15 anos, com serviços gerenciados de TI, cibersegurança, nuvem e sustentação de ambientes TOTVS Protheus®.
Quer entender como o Portal de Gestão se aplica à sua operação e ao seu ambiente TOTVS Protheus®? Fale com a Exact Solution.
Perguntas frequentes
O portal substitui o TOTVS Protheus®?
Não. O portal é integrado ao TOTVS Protheus® e trabalha sobre os dados já registrados nele. Ele não substitui o ERP: reúne em um só acesso rotinas que hoje dependem de trabalho manual.
O portal funciona só com o TOTVS Protheus®?
Não. A integração com o TOTVS Protheus® é a principal, mas o portal também se conecta a outros sistemas e ERPs.
Dá para montar orçamento e pedido pelo portal?
Sim. O módulo de Vendas traz o catálogo com estoque disponível e os valores da tabela de preço. O mesmo carrinho pode ser enviado como orçamento, quando ainda faltam valores e condições comerciais, ou como pedido, quando a compra já está fechada.
Preciso trocar de sistema de gestão para usar o portal?
Não. O portal trabalha sobre o sistema que a empresa já utiliza, sem exigir substituição de ferramentas.
Quanto tempo leva para colocar o portal em operação?
Em média cerca de 15 dias. O prazo depende da complexidade dos dados e das regras de negócio de cada empresa.
O portal funciona no celular?
Sim. O portal é responsivo e funciona pelo navegador em computador ou celular, sem necessidade de aplicativo próprio.
O portal elimina o uso de relatórios?
Não. O portal tem um módulo de Relatórios prontos, e o Assistente IA gera relatórios em Excel ou PDF. O que ele reduz é o trabalho manual de montar esses relatórios.
do tempo.
